Assistenz der RVP/VP Owner & Partner Ralations

STELLENBESCHREIBUNG:

Diese Rolle bietet administrative und sekretarielle Unterstützung für unsere RVP/VP Owner & Partner Relations und repräsentiert diese in ihrer Funktion und ihrem Image durch die professionelle Bearbeitung von Aufgaben, Telefonaten, Korrespondenzen per Brief und E-Mail sowie den Umgang mit regelmäßigen Besuchern.

UMFANG:

• Sprachkenntnisse: Sprachkenntnisse sind für diese Rolle von entscheidender Bedeutung, und wir stellen zwei Personen ein: Eine sollte fließend Englisch, Deutsch und Spanisch sprechen, während die andere fließend Englisch, Deutsch und Französisch beherrschen muss; idealerweise wären zudem Kenntnisse in Polnisch von Vorteil.
• Reisebereitschaft: Minimale geschäftliche Reisen erforderlich.

PROFIL DES KANDIDATEN/DER KANDIDATIN:

ERFORDERLICH:

• Zuvor gesammelte Erfahrung in einer administrativen/sekretariellen Rolle 
• Idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer Führungsposition oder mehreren Stakeholdern.
• Bevorzugt in einem schnelllebigen und multikulturellen Umfeld.

BEVORZUGTE FÄHIGKEITEN UND KENNTNISSE:

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten (mündlich, schriftlich, Zuhören).
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Erfahrung mit Power BI von Vorteil.
• Hervorragende Tippgeschwindigkeit sowie präzise Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung.
• Hohe organisatorische und effiziente Arbeitsweise.
• Fähigkeit, unterschiedliche Bedürfnisse zu managen und zu priorisieren, um optimale Geschäftsergebnisse zu erzielen.

AUSBILDUNG UND BERUFLICHE QUALIFIKATIONEN:

• Abitur oder gleichwertiger Abschluss erforderlich; vorzugsweise mit Schwerpunkten in Verwaltung und Sekretariat.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN:

Die folgenden spezifischen Aufgaben und Beiträge sind entscheidend für die erfolgreiche Ausführung der Position:

Verwaltung:

• Erstellung von Dokumenten mit Word-, Excel- und PowerPoint-Anwendungen.
• Hohe und präzise Schreib- und Diktiergeschwindigkeit.
• Ablage und Verwaltung verschiedener Dokumente, Termine usw.
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für Meetings.
• Bearbeitung eingehender Post.
• Filtern von Telefonanrufen und Besuchern, ohne den offenen Kommunikationsstil zu beeinträchtigen.
• Verwaltung von Büromaterialien für Stakeholder.
• Anfertigung von Protokollen bei Besprechungen.
• Budgetverwaltung: Erstellung von Bestellungen, Nachverfolgung von Budgettransaktionen, Bearbeitung von Abteilungsrechnungen und monatliches Reporting.
• Pflege und Aktualisierung von E-Mail-Verteilerlisten.

Koordination:

• Verwaltung, Sammlung und Verteilung relevanter Aktivitätsberichte.
• Organisation von Veranstaltungsorten, Agenden und Protokollen für Meetings.
• Organisation von Reise- und Hotelarrangements.
• Vereinbarung und Umsetzung von Telefonkonferenzen.
• Verwaltung von Terminkalendern und Terminplanung.
• Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung von Informationen.
• Regelmäßiger Austausch mit Hotelangestelten und Bearbeitung von Aufgaben im Auftrag der Vorgesetzten nach Bedarf.
• Verwaltung aller zugehörigen Mitgliedschaften, Sicherstellung der Aktualität und Nachverfolgung von Verlängerungen zur erneuten Bewertung.

Sonstiges:

• Durchführung weiterer Aufgaben gemäß Anweisung des Managements, einschließlich Einsätzen an verschiedenen Standorte.
• Einhaltung der Richtlinien und Verfahren von Marriott International Hotels Limited.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohe Motivation und Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
• Fähigkeit, unterschiedliche Bedürfnisse zu koordinieren und zu priorisieren, um die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen.
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Marriott tritt als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein. Wir engagieren uns für die Einstellung einer vielfältigen Belegschaft und eine nachhaltige, inklusive Kultur, in der die Mitarbeiter an erster Stelle stehen. Wir verpflichten uns, Personen mit einem Schutzstatus, zum Beispiel Behinderung und Veteranenstatus, oder einem anderen gesetzlich geschützten Status nicht zu diskriminieren.

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