Executive Assistant & Quality Manager

RÉSUMÉ DU POSTE

Soutient le Directeur Général et son équipe en les assistant et/ou en accomplissant des responsabilités administratives. Les tâches incluent l'organisation, la rédaction et la distribution de correspondance aux employés et aux invités, la réponse initiale et le suivi des demandes de renseignements, ainsi que la collecte et le suivi des informations sur la résolution des problèmes. Met en œuvre les processus d'assurance qualité et vérifie que les activités de formation et de développement sont stratégiquement liées à la mission, à la vision, aux standards de la marque de l'entreprise, et répondent aux besoins des clients. Ce poste défend la fonction Qualité et favorise l'adhésion au changement.

 PROFIL DU CANDIDAT

Formation et expérience 

• Diplôme d'études secondaires ou GED; 1 an d'expérience en assistance administrative, services de secrétariat ou domaine professionnel similaire. OU 
• Diplôme de 2 ans d'une université accréditée en Études de Secrétariat, Administration des Affaires, Gestion Hôtelière et de Restauration, ou domaine similaire; aucune expérience professionnelle requise. 
• Possède la certification de "Travailleur désigné" spécifique à la réglementation luxembourgeoise ou est prêt à l'acquérir lors de l'embauche.
• Exigences linguistiques : Anglais et Français obligatoires. L'Allemand et/ou le Luxembourgeois sont un atout.

Expérience essentielle 

• Expérience et/ou connaissance de l'industrie hôtelière. 
• Capacité à comprendre les pratiques de gestion de la qualité et à les enseigner aux autres. 
• Capacité à comprendre les méthodes de collecte de données. 
• Compétences efficaces en présentation. 
• Attention aux détails et sens analytique.

Expérience souhaitable 

• Expérience en opérations – selon les installations de l'hôtel, une expérience dans les chambres ou la restauration peut être préférée. 
• Formation préalable en relations clients.
• Expérience antérieure dans l'utilisation d'applications informatiques de bases de données, de traitement de texte, de tableur, graphiques et statistiques. Expérience/formation en Six Sigma ou TQM.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Fournir un soutien en documentation et rapports 

• Aide le Comité Exécutif dans la préparation de divers rapports et présentations. 
• Aide à la conception et à la préparation de rapports statistiques au besoin. 
• Prépare, assiste, transcrit et distribue les comptes rendus avec des points d'action, et participe aux réunions de l'Assemblée Générale, du Comité Exécutif ou de la Direction, ainsi qu'à d'autres réunions au besoin. Suit les points d'action. 
• Crée de nouveaux dossiers, maintient les dossiers existants. 
• Gère les dossiers de dons/cadeaux et aide à la réservation. 
• Fournit un soutien administratif aux managers et au département. 
• Coordonne une réunion hebdomadaire sur la qualité axée sur GuestVoice, les principaux incidents, et les audits des normes commerciales. 
• S'immerge dans les opérations pour mieux comprendre les problèmes/défauts rencontrés sur le terrain. 
• Effectue tous les audits opérationnels périodiques pour vérifier la conformité aux standards de l'entreprise et de la marque, ainsi qu'aux réglementations locales. 
• Accomplit d'autres tâches raisonnables demandées par la direction.

Soutien à la correspondance 

• Compose, produit et signe la correspondance sur des questions de routine. 
• Produit et distribue la correspondance selon les besoins. 
• Répond aux appels téléphoniques du département. 
• Agit en tant que réceptionniste pour les managers et, si nécessaire, pour d'autres membres du département, en fournissant une assistance aux appelants selon les besoins. 
• Triage et distribution du courrier.

Assurer un service client exceptionnel 

• Fournir des services qui dépassent les attentes pour la satisfaction et la fidélisation des clients. 
• Comprendre et garantir la qualité, les standards et les attentes des clients au quotidien.
• Assister aux réunions et communiquer avec les dirigeants et les pairs dans un effort d'amélioration de la qualité du service. 
• Promouvoir les valeurs de la marque et la philosophie dans toutes les activités de formation et de développement.

Responsabilités supplémentaires 

• S'assurer que les demandes de commodités VIP de l'équipe de direction sont traitées en temps opportun.
• Signer pour les managers et libérer, avec une permission spécifique. 
• Communiquer l'importance des procédures de sécurité, détaillant les codes de procédure, assurant la compréhension par les employés des codes de sécurité, et surveillant les processus et procédures liés à la sécurité.
• Analyser les informations et évaluer les résultats pour choisir la meilleure solution et résoudre les problèmes. 
• Assister aux réunions pour planifier, organiser, prioriser, coordonner et gérer les activités.
• Travailler avec d'autres personnes pour rassembler les informations nécessaires à la gestion des projets, à l'atteinte des objectifs et à la résolution des problèmes. 
• Informer et/ou mettre à jour les dirigeants et les pairs sur les informations pertinentes en temps opportun. 
• Revoir les commentaires des invités avec l'équipe de direction et vérifier que des actions correctives appropriées sont prises. 
• Intégrer la satisfaction des invités comme un élément des réunions départementales avec un accent sur l'amélioration continue. 
• Soutenir les responsables opérationnels dans la réponse et la gestion des retours, problèmes, et plaintes des clients sur diverses plateformes (réseaux sociaux, TripAdvisor, etc.). 
• Participer à des tâches opérationnelles sur différents créneaux horaires.

Cette liste n'est pas exhaustive.

Marriott International souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous sommes attachés à recruter un effectif diversifié et à soutenir une culture inclusive qui donne la priorité aux individus. Nous nous engageons à respecter des principes de non-discrimination envers tous les individus protégés, par exemple les personnes handicapées et les anciens combattants, et envers toute autre base couverte par la législation applicable.

Les établissements Marriott Hotels s'efforcent d'élever l'art de l'hôtellerie en innovant dès qu'ils le peuvent tout en préservant le confort propre à ce qui nous est familier partout dans le monde. En tant que collaborateur ou collaboratrice Marriott Hotels, vous nous aiderez à tenir notre promesse, celle d'une hôtellerie de qualité, toujours (« Wonderful Hospitality. Always »), en offrant un service attentionné, sincère et novateur qui respecte et développe ce patrimoine vivant. Avec notre nom synonyme d'hôtellerie partout dans le monde, nous vous accueillons avec fierté pour découvrir les possibilités de carrière chez Marriott Hotels. En rejoignant Marriott Hotels, vous intégrerez le portefeuille d'enseignes de Marriott International. Rejoignez une entreprise qui vous donne la possibilité de donner le meilleur de vous-même,​ de trouver un sens à votre vie professionnelle, de faire partie d'une équipe internationale​ d'exception et de devenir la meilleure version de vous-même.