Executive Assistant

 

      Accueillir les personnes entrant dans le bureau, déterminer la nature et l'objet de la visite, et les diriger ou les accompagner jusqu'à la destination. Ouvrir, lire et préparer des réponses aux courriers courants. Identifier et joindre les fichiers appropriés au courrier entrant en attente d'une réponse. Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions aux personnes concernées. Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant. Créer et tenir à jour des archives et des systèmes de classement papier et informatiques pour les dossiers, rapports, documents, etc. Transmettre des informations ou des documents par ordinateur, courrier ou fax. Préparer des lettres, mémos et autres documents à l'aide de logiciels de traitement de texte, de tableur, de base de données ou de présentation. Saisir et récupérer des informations stockées dans des bases de données informatiques à l'aide d'un clavier, d'une souris ou d'une trackball afin de mettre à jour les dossiers, fichiers, réservations et de répondre aux demandes des clients. Utiliser des équipements de bureau standard autre que les ordinateurs, comme par exemple le téléphone, la machine à écrire, le fax, le photocopieur, la calculatrice et les périphériques électroniques. Documenter et communiquer au personnel concerné toutes les demandes/réclamations de clients.

 

     Suivre et appliquer toutes les politiques et procédures de la chaîne ; s’assurer de porter un uniforme de travail propre et complet ; avoir une apparence soignée et professionnelle en tout temps sur les lieux de travail ; respecter la confidentialité dans la diffusion d’informations propres à la bannière et/ou à l’hôtel et protéger tous les biens de la compagnie. Développer des relations professionnelles positives et constructives avec vos pairs ; s’unir et s’entraider afin d’atteindre les buts communs ; écouter et répondre de façon appropriée aux problèmes des autres employés. Utiliser un langage clair et courtois lors de toute communication ; répondre au téléphone en employant le langage approprié. Accueillir et recevoir les clients selon les standards de la chaîne, anticiper leurs besoins et y répondre, aider les personnes handicapées et remercier chaleureusement les clients. Déplacer, soulever, porter, tirer et placer des charges pesant 4,5 kilos maximum de façon autonome. Effectuer toutes les autres tâches demandées par les responsables et qui correspondent au poste.

 

 
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