Supervisor-Accounting

DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL PUESTO   

Responsable de garantizar la integridad, exactitud y confiabilidad de los registros contables relacionados con Cuentas por Pagar, asegurando el cumplimiento de las políticas internas, procedimientos corporativos y la normativa local aplicable. 

Supervisa la correcta organización, resguardo y control de los archivos contables. Revisa y analiza las transacciones financieras-contables registradas en el Sistema de Contabilidad, asegurando su adecuada clasificación, codificación y registro mediante pólizas, balanzas y auxiliares contables. 

Coordina el procesamiento oportuno y correcto de facturas para pago, tanto en sistema como de forma manual, así como el alta, mantenimiento y actualización de la información de proveedores en el sistema Marriott. Prepara, mantiene, revisa y distribuye reportes financieros, contables, estadísticos y de auditoría. 

Es responsable de la ejecución de los procesos, controles, actividades y reportes correspondientes al cierre contable mensual. Atiende y da seguimiento a consultas, aclaraciones e incidencias relacionadas con Cuentas por Pagar y la plataforma Concur. Asimismo, realiza la conciliación mensual de cuentas de Balance General, asegurando la correcta depuración y análisis de diferencias. 

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES (APLICA PARA TODAS LAS COMPAÑÍAS ADMINISTRADAS C2520,C2530,C2474)    

1. Cuentas por Pagar  

• Conocer y cumplir con las políticas internas y los procedimientos de cuentas por pagar vigentes. 
• Supervisar la incorporación de todos los asociados con tarjeta corporativa a Concur (validar información necesaria para dar de alta) 
• Coordinar y ayudar a los aprobadores de expense report para completar el DASF. 
• Coordinar y trabajar con MBS Travel la correcta configuración del departamento contable de cada asociado. 
• Entrenar a todos los asociados y departamentos en el uso de la herramienta Concur. 
• Seguimiento al 100% de las comprobaciones de gastos y asegurar que cumplan con el MIP 44 de Marriott y política local. 
• Hacer las reclasificaciones necesarias en forma semanal para asegurar el correcto registro de los gastos e impuestos. 
• Preparar en forma mensual reporte de seguimiento donde se muestre a aquellos asociados que no cumplan con la política de Marriott.  
• Revision de carpetas de facturas para pago a proveedores. Revisar que las facturas contengan las autorizaciones necesarias de acuerdo a LSOP y los códigos contables para su registro.  
• Identificar y aclarar facturas y/o precios inusuales. 
• Fijar fechas de pago de facturas de acuerdo con los procedimientos Corporativos y Locales. 
• Validacion de pago de facturas dentro del sistema de Marriott. 
• Validacion de vouchers manuales para pago dentro del sistema de Marriott. 
• Crear y actualizar proveedores en el sistema de Marriott. 
• Monitorear las obligaciones de pago para asegurarse que se encuentran al día. 
• Identificar y resolver dificultades/discrepancias de pago en las facturas registradas (BDR’s y pagos locales). 
• Supervision de los expedientes de proveedores. 
• Mantenerse en comunicacion con los proveedores y resolver consultas de pago. 
• Elaborar las Reconciliaciones de las Cuentas de Balance designadas para ser revisadas antes del día 15 de cada mes. 
• Generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable. 
• Realizar y completar actividades, tareas y reportes de Cierre de Mes específicos o por solicitud de Supervisores. 
• Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores y gerentes. 
• Apoyar auditorías internas y externas, proporcionando información y documentación requerida.  
• Análisis e Identificar oportunidades de mejora en procesos para mayor eficiencia y control. 
• Recopilación y validación de los requisitos fiscales relacionados a los CFDI de gastos, así como complementos de pago. 

Finanzas y Contabilidad General 

• Revisar números, registros y documentos, exactitud matemática en los cálculos y correcta codificación para que sean ingresados correctamente al sistema contable de Marriott. 
• Calcular, registrar, soportar, imprimir y archivar las pólizas contables asignadas. 
• Elaborar las Reconciliaciones de las Cuentas por Pagar para ser revisadas antes del día 15 de cada mes. 
• Acceder a la información contable-financiera en sistema para responder preguntas generales y/o específicas que se reciben de asociados en el Corporativo. 
• Generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable. 
• Organizar, archivar y resguardar todos los archivos, documentos y registros contables de acuerdo a políticas internas de confidencialidad en la información. 
• Realizar y completar actividades, tareas y reportes de Cierre de Mes (Mbill’s 15936, 49733, 30412, etc) y a solicitud de Supervisores. 
• Crear y actualizar papeles de trabajo electrónicos en Excel para el registro y control de la información contable y financiera de las empresas administradas. 
• Responder a consultas de cuentas por pagar de acuerdo a los procedimientos internos. 
• Contribuir con el cumplimiento de ISRA y con los requerimientos de Auditoria Interna del área de Cuentas por Pagar. 
• Contribuir con los requerimientos de los Auditores Externos para la elaboración de los Estados Financieros Anuales y Dictámenes de las Empresas Administradas. 
• Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los Gerentes. 

Políticas y Procedimientos 

• Mantener la confidencialidad de los documentos de la compañía y la información de la nómina. 
• Proteger la privacidad y seguridad de la información del asociado. 
• Seguir las políticas y procedimientos de la empresa y el departamento. 
• Proteger las herramientas, equipos, máquinas u otros activos de la compañía de acuerdo con las políticas y procedimientos de la compañía. 
• Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores. 

Comunicación 

• Hablar y escuchar a otros asociados para intercambiar información de manera efectiva. 
• Platicar con sus compañeros de trabajo utilizando un lenguaje claro, apropiado y profesional. 
• Discutir temas de trabajo, actividades o problemas con compañeros de trabajo, Supervisores o Gerentes de manera discreta y silenciosa, evitando las áreas públicas de la oficina. 

Actitud de Servicio 

• Asistir a los Gerentes a preparar, mantener, auditar y distribuir tablas o reportes estadísticos, financieros, contables, de auditoría, nómina u otras actividades encomendadas. 

Trabajo en Equipo 

• Colaborar con los compañeros de trabajo y asistir a otros para promover un ambiente de Trabajo en Equipo para alcanzar los objetivos del Equipo de Finanzas. 
• Apoyar a todos los asociados y tratarlos con dignidad y respeto. 
• Manejar temas delicados con asociados y/o Gerentes con tacto, respeto, diplomacia y confidencialidad. 
• Desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas y productivas con otros asociados y departamentos. 
• Escuchar y considerar activamente las consultas de otros asociados, respondiendo de manera apropiada y efectiva. 

En el lugar de Trabajo 

• Revisar y registrar información relacionada al trabajo utilizando computadoras y/o elementos tecnológicos.