エンジニアリング アドミンコーディネーター

【職務概要】

職務内容は基本を下記の通りとする。ただし、ホテル運営上の必要に応じてエンジニア部門の他のセクションをサポートする場合がある

また、本ポジションの勤務は上長にて決定されるシフトによって勤務することとする。

【主な職務内容】

■管理委託業者の管理監督

・アウトソーシング業務（LPOとEngineering）をマネージャーと共に管理監督する。

・他部署からのアウトソーシング業務範囲内 “依頼事項”に遅延や不備がないよう管理する。

・ホテルの顧客満足度向上やコスト削減、リスク回避を念頭にアウトソーシングに業務指示を行う。

・受領リクエストと進捗記録

・施設管理部で受けた業務リクエストをTo-Do LISTで管理し、進捗を随時更新する。

・進捗があった際には必要に応じて各部署へ通知する。

■見積もりチェック後の経理システム（2種類）入力

・エンジニア修理部材購入時に”バーチ”システムへ入力。

・工事/修理リクエストは”プロジェクトツリー”システムへ入力。

・発注リクエスト（PR）、購買の発注書申請（PO)、請求書の記録バーチ、プロジェクトツリー入力後の進捗をそれぞれ管理表に記録

■請求書未受領時の対応

・請求書、作業完了報告書の受領確認。マネ－ジャーに報告および経理へ提出し、管理表に記録。

■トランセンデント進捗確認

・修理やメンテナンスの進捗を確認し、遅延防止のためマネージャーに報告、アウトソーシン#xff08;Engineering）へ伝達。

■アウトソーシング（Engineering）の日常修理進捗確認

・遅延有無を確認・記録し、必要に応じてマネージャーへ報告、ないし直接指示する。

・修繕品質に不備がある場合、修正指示を出す。（品質と所要時間）

■カードキーシステムの新規作成依頼

・依頼部署マネージャー許可済のキーリクエストをマスターリストに入力し、アウトソーシング（LPO）へ製作依頼。

・完了後、人事へ受け渡し、または、依頼部署へ受け渡

■メンテナンス・工事スケジュールの調整

・メンテナンス・工事対象の現場（部署）との日程調整。

・必要に応じて、客室向け文書の作成や、関係部署へ周知連絡をする。

■防火防災トレーニングの調整

・全部署へ時間帯や参加人数を確認する。

・トレーニング会場の調整。

■トレーニング資料作成サポート

・マネージャー作成のパワーポイントに挿絵追加や日本語文面に英語文面をつける。

■購買へ修理部材の発注依頼　

・新規購入品をWebから選定。

・購買部へ見積りとバーチ登録依頼。

■重要メールのピックアップ

・受領メールを確認し、緊急性・重要度の高い案件や返答が遅延している案件を抽出。

・マネージャーに進言し、返信対応

■ミーティング資料やポスターの作成

・CE会議用の資料や、社内掲示用ポスター、作業に関するご案内等の作成。

■定期窓清掃の変更箇所の調整

・各部署から日程変更依頼を集約し、業者へ変更可否確認後、関係部署に共有。

■ウォークスルー指摘箇所の管理

・衛生管理（月次）、館内ウォークスルーでの指摘箇所をリスト化し、アウトソーシング（Engineering）へ修繕依頼をする。

■納品物のピックアップ

・基本はアウトソーシング（Engineering）に依頼。急ぎの場合は自ら対応。

■その他、DOE、マネージャーのサポート

・突発案件のサポート、現場確認、写真撮影、状況確認、ヒアリングの実施。

【望ましい資格】
関連業務経験：最低2年間の関連業務経験

管理職経験：管理職経験なし
言語：ビジネスレベルの日本語力必須。ビジネスレベルの英語力あれば尚可

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